Перестань откладывать дела в долгий ящик… сейчас!

продуктивностьМы очень любим свою работу! Но даже нам иногда приходится сталкиваться с заданиями, которые нам очень не хочется делать. В этой статье речь пойдет о простых приемах, которые помогут вам научиться не откладывать важные, но в то же время скучные и неинтересные дела на потом.

Кажется, что все мы склонны время от времени откладывать дела на потом. Когда кто-то спросил Эрнеста Хемингуэя как написать роман, его ответ был: «Сначала надо разморозить холодильник». Как бы то ни было, откладывание дел на потом негативно влияет на нашу продуктивность и самооценку. Тем не менее, промедления можно избежать. Понимание того, почему ты откладываешь дела в долгий ящик и принятие конкретных шагов для предотвращения этого явления, поможет тебе делать больше и хорошо думать о самом себе.

Что говорят эксперты

Как говорит Нeд Хелоуэл, психиатр и автор 12 книг, включая «Склонность к растерянности» («Driven to Distraction»), наша предрасположенность откладывать задания на потом, в определенном смысле отражает степень нашей занятости. «Мы откладываем дела потому что у нас есть очень много вещей, которые надо сделать», — говорит он. И конечно, мы избегаем вещей, которые нам не нравятся. «Многие люди откладывают дела в долгий ящик, потому что боятся скучности или трудности той задачи, которую они избегают», — говорит Тереза Амабайл, профессор бизнес администрирования Гарвардской Бизнес Школы и соавтор «Принципа прогресса» («The Progress Principle»). Однако, как вы скорее всего уже знаете, не имеет смысла тратить время впустую. «Откладывая что-то на потом не убирает это из вашего списка дел», — говорит Хелоуэл. Ниже приведены пять принципов которым стоит следовать в следующий раз, когда вы обнаружите, что откладываете важные дела в долгий ящик.

1. Поймите что вам мешает

Когда вы обнаружите, что игнорируете и откладываете задание, спросите себя почему. Хелоуэл выделяет два типа заданий, которые чаще всего откладываются:

1Что-то, что вам не нравится делать. Это наиболее распространенный случай. Как говорит Хелоуэл: «У вас не возникает замешательства перед тем, как съесть свой любимый десерт».

2Что-то, что вы не знаете как сделать. Когда вам не хватает необходимых знаний или вы не знаете с какой стороны подойти к задаче, вы более склонны избегать ее.

Как только вы определили, почему вы откладываете что-то в долгий ящик, у вас появляется возможность разорвать этот круг и предотвратить будущие попытки вновь избегать этого.

2. Установите для себя сроки выполнения задач

ПланированиеОдин из простых приемов, которым вы можете воспользоваться – это создать расписание с четкими датами выполнения каждой части задания. «Как только у вас появляется новый проект, разбейте его на несколько частей, которые вы можете закончить в определенной последовательности», — советует Амабайл. После этого установите четкие сроки выполнения каждого отрезка. «Зарезервируйте время у себя в календаре для работы над маленькой частью задания каждый день, чтобы делать его постепенно», — говорит она. Эти «маленькие победы» делают работу более управляемой и дают вам почувствовать определенное продвижение к цели. Кроме того, достичь промежуточных целей значительно проще, чем стараться справиться со сложным проектом сразу.

3. Увеличьте награду

НаградаМы часто не воспринимаем всерьез определенную задачу, потому что награда за ее выполнение кажется слишком далекой. Регина Конти, профессор психологии университета Колгейт и эксперт в области мотивации, приводит в пример заполнение налоговой декларации. «Человек может хотеть заполнить налоговую декларацию, чтобы избежать штрафов из-за ее незаполнения, но так как штрафы грозят ему только в далеком будущем и сама работа является скучной по определению, у человека нет какого либо стимула начинать эту работу», — говорит она. Для того, чтобы задача казалась более неотложной, стоит обратить внимание на краткосрочные выгоды, которые можно получить от ее выполнения, к примеру, возмещение налогов, в случае с декларацией. В том случае, если никакие выгоды не предусмотрены самим заданием, можно создать свои собственные. Устройте себе перерыв на кофе или побеседуйте с коллегой по работе, как только закончите какой-то отрезок работы. Вы можете сделать само выполнение задачи более интересным. Работайте с кем-то над особенно трудными проектами или добавьте в работу элементы игры для себя, сделав ее таким образом менее скучной или обременительной.

4. Привлекайте других

ДругиеОдин из принципов, часто повторяемых Хелоуэлом: «Никогда не переживайте в одиночку». Если вы не знаете как что-то сделать, попросите о помощи. Обратитесь к коллеге, которому доверяете, или другу за советом. Попробуйте найти пример проекта, над которым вы работаете, и используйте его как отправную точку. «Другие – это прекрасный источник внешней мотивации», — говорит Конти. Если вы попросите кого-то проверить качество вашей работы, то это будет стимулировать вас, по крайней мере, начать ее, зная что другие будут ожидать ее выполнения от вас. Вы можете даже создать «пакт против промедления» с вашим коллегой, делитесь друг с другом тем, над чем вы работаете в данный момент, и будьте подотчетны друг другу, строго определяя сроки выполнения работы.

5. Воспитайте привычку

Привычка«Люди часто признаются в том, что постоянно откладывают дела в долгий ящик, так, как будто у них нет никакого контроля над этой ситуацией», — говорит Хелоуэл. – «У вас есть контроль над этим, и вы будете очень горды собой, когда вам удастся это изменить». По словам Хелоуэла, он был склонен откладывать дела на потом, но научился преодолевать это. «Я не откладываю ничего в долгий ящик сейчас, я просто делаю это», — говорит он. Существуют мгновенные преимущества, которые вы получаете, делая все что необходимо сразу, и эту привычку вы можете культивировать в себе. Амабайл советует следить за своими улучшениями. «Потратьте всего пять минут в день, чтобы записать прогресс который вы делаете, любые задержки, которые вы заметили, и то, что вы можете предпринять на следующий день, чтобы сделать возможным будущее движение вперед», — говорит она. Амабайл рекомендует делать это в рабочем дневнике. Кроме того, воспринимайте себя и говорите о себе другим, как о человеке, который доводит до конца все, за что берется. «Наиболее сильное явление, которое поддерживает позитивный внутренний настрой на работу, это прогресс в работе, которая имеет значение», — говорит Амабайл.

Принципы, которые стоит запомнить

Что стоит делать:

bulletОпределите задания, которые вы более всего склонны откладывать на потом;

bulletУстанавливайте сроки выполнения задач, для того, чтобы мотивировать себя выполнять работу, согласно определенному графику;

bulletНаграждайте себя за достижение определенных ключевых результатов.

Чего не стоит делать:

bulletНазывать себя человеком, который постоянно откладывает дела в долгий ящик, так, как будто это внутренняя часть того, кем вы являетесь.

bulletРешать сложные задачи в одиночку – попросите других помочь вам преодолеть трудности.

bulletПытаться закончить проект за один присест – разбейте его на маленькие достижимые части.

История из жизни №1. Зная почему.

Лиза Фрейтаг, консультант по маркетингу интернет компании в Кремниевой Долине, стала замечать, что откладывает в долгий ящик планирование большого маркетингового мероприятия. Каждый раз когда она думала о том, что нужно сделать, она чувствовала себя перегруженной и решала работать над чем-нибудь другим. Это было необычным поведением для нее, она привыкла браться за большие проекты и c блеском завершать их, независимо от их сложности. Этот проект отличался от других тем, что требовал участия нескольких других людей, включая многих руководителей высшего звена.

«Я откладываю дела на потом, когда мне нужно полагаться на других людей. Я предпочитаю просто взяться за что-то и самостоятельно работать над этим», — говорит она. В организации этого мероприятия ее беспокоило то, что она зависела от других, в особенности очень занятых лидеров.

Беспокойство Лизы не помогало ей, и проект должен был сдвинуться с мертвой точки. «Я сделала список всего того, что должно было произойти, перенесла все это в календарь и после определила, что должно быть сделано в первую очередь», — говорит она. Так как множество задач требовали участия других, она записала все то, что ей необходимо получить от других и к какой дате. Это помогло ей сформулировать ясные просьбы всем участникам процесса.

«Я поняла, что играла очень важную роль в координации проекта, и руководители, которые были вовлечены, ценят то, что я делала», — говорит она. Проект все равно был причиной стресса для Лизы, но она преодолела его. «Это была сделка с самой собой. Каждый день я говорила себе, что буду работать над этим в течение 20 минут сейчас, и потом, 20 минут после обеда», — говорит она. Как только она стала уделять немного времени проекту, она обнаружила, что дела постепенно продвигаются вперед. Кроме того, Лиза определила долгосрочное вознаграждение для себя: после окончания проекта она запланировала пригласить своих коллег на ужин.

История из жизни №2. Пусть это будет первым в списке дел.

Джанет Бентон была секретарем руководителя в компании по производству медицинского оборудования. Ее начальник поручил ей важный, но не срочный проект, с завершением которого у нее возникали трудности. Скоро Джанет обнаружила, что она тоже откладывает его на потом. Она не могла найти время чтобы даже начать проект, учитывая все те другие дела, которые необходимо было сделать. Но так как у нее не было возможности делегировать проект кому-то другому, она решила заниматься им пошагово.

«Хитрость в том, чтобы выявить те шаги, которые можно сделать с осознанием того, что ты не достигнешь конечной цели в тот же день», — говорит она. Джанет разбила проект на маленькие части, которые можно закончить в течение 15 минут. Используя Outlook, она зарезервировала время дважды в день – один раз утром и потом опять после обеда – с целью заканчивать по 2 части в день.

«Если вы устанавливаете себе напоминание в Outlook, которое продолжает вас беспокоить. Вы более склонны заняться им», – говорит она. Перед тем как уйти домой каждый день, она записывала две задачи, которые она собиралась выполнить на следующий день.

Кроме того, она держала себя подотчетной самой себе. «Финальным безотказным приемом, было обещание себе того, что два дня не могут пройти без определенного рода прогресса», — делая это, у нее была возможность сохранять движение в правильном направлении относительно проекта, и это стало частью ее ежедневных приоритетов. «Этот особенный проект был вскоре завершен и отправлен обратно благодарному руководителю. Он больше не появлялся на моем столе, что также сделало меня довольной», — говорит она.

Кроме того, Джанет придумала другие приемы, чтобы быть уверенной в том, что проекты, которые она может быть склонна откладывать на потом, остаются в ее физическом поле зрения. «Я всегда отправляю эти надоедливые проекты в папку необычного цвета, и кладу ее под свой лист со списком заданий в конце рабочего дня, на клавиатуру или компьютер.» Таким образом, когда она приходит на работу на следующий день, у нее есть напоминание о том, что она не может опять отложить важные дела в долгий ящик.

P.S. А у вас есть дела, которые вы постоянно откладываете в долгий ящик? Поделитесь своими нелюбимыми заданиями и тем, как вы с ними справляетесь, в окне для комментариев!

Комментарии к статье ниже